Faktury elektroniczne – najważniejsze informacje

Papierowy obieg dokumentów, choć trzyma się, w wielu bastionach urzędniczego działania, bardzo mocno, powoli zaczyna ustępować przed elektronicznymi odpowiednikami. „Nowe” dotarło też do fakturowania, i wielu przedsiębiorców decyduje się przejść na taką formę.

Co ją odróżnia od papierowej „staruszki”? Może być przekazana w każdym formacie elektronicznym – faks elektroniczny, przesył danych z systemu księgowego, plik PDF i tym podobne, bez wymogu wyboru konkretnego rozwiązania. Jednak by została zakwalifikowana do faktur, musi spełnić trzy warunki.

Powinna się legitymizować autentycznością pochodzenia, jej treść powinna być integralna, a całość czytelna. Wystarczy, aby nie było wątpliwości co do osoby wystawiającej fakturę, aby nie można było manipulować danymi po jej wystawieniu, a jednocześnie zawiera w czytelnej formie wszystkie niezbędne informacje.

A te są takie same jak w papierowej wersji, jak numer, data, stawki VAT, wartości transakcji i tak dalej. Nie ma potrzeby opisywać e-faktury klasyfikacją PKWiU. Także bez względu na walutę transakcji, wartość VAT wyrażona winna być w złotych polskich.

Różnica praktyczna wynika z konieczności uzyskania zgody od kontrahenta, na otrzymywanie faktur w formie elektronicznej. Zgoda wyrażana jest w dowolnej formie oświadczenia woli, bez formy szczególnej – a nawet istnieje dorozumiana zgoda poprzez opłacenie otrzymanej faktury. Bez względu na tą kwestię, fakturę należy wystawić do 15 dnia po miesiącu, w którym wykonano usługę lub sprzedano towar.

Wystawionych faktur elektronicznych nie trzeba przechowywać w formie pisemnej, ani drukować na potrzeby kontroli. Wystarczy, że będą łatwe do skontrolowania przez organy fiskalne, i zostaną przyporządkowane do odpowiednich okresów rozliczeniowych. Czas przechowywania, tak jak innych dokumentów podatkowych to 5 lat od końca roku w którym istniało zobowiązanie podatkowe.

Korzystanie z e- faktur to ogromna korzyść, zarówno dla firmy jak i jej klientów. Oprogramowania fakturujące generują dużo szybciej i dokładnej odpowiednie dokumenty, wysyłka nie jest już związana z kosztownymi przesyłkami listowymi. Jednocześnie klient dokumenty otrzymuje dużo szybciej, ma też więcej czasu na ich korektę bądź opłacenie. Nie bez znaczenia będzie też oszczędność papieru i tonerów do drukarek.  

 

O serwisie

U nas dowiesz się jak prowadzić biuro księgowe oraz jakie są najważniejsze informacje o podatkach i fakturach, które z pewnością przydadzą się osobom prowadzącym firmę.

szkolenia z rachunkowości i księgowości

mh.szczecin.pl - biuro księgowe - biuro rachunkowe Szczecin

Kontakt

kontakt@kkpg.pl

Galeria